Để đảm bảo an toàn dữ liệu và thuận tiện trong quá trình làm việc, thao tác, truy cập, lưu trữ với máy tính để bàn, laptop, điện thoại, máy tính bảng, hiện tại các hãng công nghệ đã đưa ra rất nhiều giải pháp sao lưu trữ dữ liệu sử dụng công nghệ đám mây (cloud). Phổ biến nhất hiện nay là công nghệ lưu trữ đám mây của Google và Microsoft.

Người dùng Windows có thể sử dụng công cụ OneDrive trên được tích hợp sẵn trên Windows 10, Windows 11 để sao lưu và bảo vệ dữ liệu. Ưu điểm của ứng dụng này là được cung cấp miễn phí. Phần mềm tương thích hoàn toàn với hệ điều hành Windows. Thao tác cài đặt và sử dụng rất dễ dàng. Dữ liệu được bảo vệ rất an toàn, không lo bị hỏng hóc ổ cứng, thiết bị lưu trữ dẫn đến mất dữ liệu. Có thể truy cập dữ liệu từ nhiều thiết bị đầu cuối khác nhau như PC, laptop, mobile, máy tính bảng… ngoài ra việc chia sẻ quyền truy cập vào tập tin hay thư mục hết sức dễ dàng.
Phương pháp lưu trữ này có nhiều ưu điểm vượt trội so với phương pháp lưu trữ truyền thống trước đây (lưu trữ bằng ổ cứng, usb, ổ cứng di động, đĩa CD, DVD, bằng đĩa mềm…) đó là không phải sử dụng thiết bị phụ trợ; việc lưu trữ được thực hiện trên máy chủ đã được ảo hóa của các hãng công nghệ hàng đầu nên rủi ro của hiện tượng mất mát dữ liệu gần như không thể xảy ra. Việc sao lưu được thực hiện hết sức đơn giản, chỉ cần máy tính có kết nối internet, khi thao tác thay đổi trên file lưu trên ổ cứng, đồng thời file được lưu trữ trên đám mây cũng được thay đổi theo, việc lưu trữ hoàn toàn tự động, nên rất dễ dàng trong việc thao tác cho người dùng.
Để sử dụng ứng dụng, người dùng cần tạo một tài khoản Microsoft tại trang web: https://account.microsoft.com/account/

Để sử dụng ứng dụng: tìm kiếm và mở ứng dụng OneDrive trên Start menu, đăng nhập vào ứng dụng bằng tài khoản vừa tạo. Nếu trên máy chưa cài đặt ứng dụng, truy cập Microsoft Store tìm kiếm và cài đặt ứng dụng OneDrive về máy để sử dụng. Phần mềm này hoàn toàn tương thích với điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng bằng cách cài đặt ứng dụng OneDrive trên hệ điều hành Android hoặc IOS.

Để tạo thư mục và lưu dữ liệu lên đám mây, người dùng truy cập theo đường dẫn: Mở File Explorer (Phím tắt Window + E) > OneDrive – Personal > tạo thư mục mới (toàn bộ những file lưu trong thư mục OneDrive – Personal trên máy tính sẽ được lưu trữ trên đám mây).

Người dùng, tùy theo nhu cầu sử dụng có thể lựa chọn các gói miễn phí (5GB dữ liệu lưu trữ miễn phí) hoặc trả phí với mức giá gói tham khảo trong ảnh dưới. Trong đó những gói Microsoft 365 có cung cấp kèm theo bản quyền của các ứng dụng Office quen thuộc của hãng Microsoft: Word, Exel, Power Point, Outlook, Skype. Việc sử dụng ứng dụng có bản quyền sẽ tránh được nguy cơ bị rò rỉ dữ liệu, hoặc truy cập trái phép được thực hiện bởi các loại virus, mã độc hoặc phần mềm độc hại gây ra cho máy tính cá nhân.